Materialiteitstoets

Alliander bepaalt jaarlijks op gestructureerde wijze welke onderwerpen minimaal aan bod komen in het jaarverslag. Hiertoe maken we gebruik van een materialiteitstoets.

Het beoordelen van de materiële thema's staat aan de basis van de inhoud van het geïntegreerde jaarverslag en vindt plaats in een vroeg stadium van het verslagleggingsproces. Het materialiteitsonderzoek berust op een duale beoordeling: enerzijds beoordelen verschillende stakeholdergroepen de relevantie van verschillende thema’s en anderzijds beoordelen we intern wat de impact is van deze thema’s op het bedrijf.

In 2016 is een herijking van de bestaande materialiteitsanalyse uitgevoerd, onder meer op basis van verslagen van stakeholderdialogen en een mediascan. De shortlist van 56 maatschappelijk relevante onderwerpen, opgesteld in 2015, heeft hierbij als uitgangspunt gediend. De materialiteitsscore uit het vorige verslagjaar hebben we daarbij voortdurend meegenomen in de weging. Vervolgens hebben we vastgesteld wat de omvang en het effect van deze thema's zouden zijn voor Alliander en zijn stakeholders. Deze lijst met onderwerpen is ook voorgelegd aan en besproken in het stakeholderpanel.

De uitkomsten van het rondetafelgesprek met stakeholders en  de materialiteit zijn besproken met de Raad van Bestuur. Conclusie was dat de onderwerpen die stakeholders belangrijk vinden, grotendeels overeenkomen met de belangrijkste thema’s waar Alliander zich voor inzet. De top van meest materiële onderwerpen is onveranderd ten opzichte van het jaarverslag 2015. Wel is sprake van kleine veranderingen in positie. Ook hebben stakeholders de thema’s Ontwikkeling en opleiding van medewerkers en Investeringsbeleid hoger gewaardeerd. De 15 meest relevante thema’s zijn richtinggevend geweest bij het proces van inhoudsbepaling van het jaarverslag en komen in de stakeholderhoofdstukken uitgebreid aan de orde.

Het proces in 5 stappen

In 2015 is het proces van de Materialiteitstoets geheel doorlopen. Voor het jaarverslag 2016 hebben wij aan de hand van onderstaand proces een herijking uitgevoerd.

Stap 1: identificatie van relevante aspecten en thema’s

De eerste stap bestond uit het opstellen van een lijst met maatschappelijke thema’s die relevant zijn voor de organisatie. Leidraad is daarbij de lijst met aspecten zoals opgenomen in de GRI G-4 richtlijnen en het Electric Utilities Sector Supplement. De lijst wordt jaarlijks geactualiseerd en omvat, naast de GRI-aspecten, materiële thema’s van het voorgaande jaar, onderwerpen aangedragen door stakeholders en onderwerpen waarop interne sturing plaatsvindt. Het thema-overzicht van 2015 is uitgangspunt geweest voor het jaarverslag 2016.

Relevantie voor stakeholders

Aan de hand van een digitale enquête zijn in 2015 de maatschappelijke thema’s door stakeholders beoordeeld op relevantie. Op basis van deze stakeholderinput zijn de 15 meest relevante thema’s geselecteerd. De resultaten van de enquête zijn gegroepeerd naar stakeholdergroep. De stakeholdergroepen die het dichtst bij de organisatie staan (klanten, medewerkers en aandeelhouders) hebben een weging van 2 meegekregen, en de overige stakeholdergroepen (leveranciers, kennisinstellingen, overheden en investeerders) een weging van 1. De resultaten van deze digitale enquête zijn verder ingekleurd tijdens een aantal stakeholderdialogen met een groep stakeholdervertegenwoordigers. Het resultaat is een overzicht met prioritering van de meest relevante thema’s vanuit stakeholderperspectief.

Impact voor Alliander

Voor de vijftien meest relevante thema’s is in 2016 bepaald welke indicatieve impact deze hebben voor de organisatie. De mate van impact is intern beoordeeld en vervolgens breed binnen de organisatie gevalideerd door relevante experts. Het impactmodel zoals gehanteerd binnen deze methode bestaat uit drie aspecten:

• Negatieve impact: hoe groot is de invloed op Alliander wanneer de organisatie niet naar behoren presteert ten aanzien van het thema;

• Positieve impact: hoe groot is de invloed op Alliander wanneer goed wordt gepresteerd ten aanzien van het thema;

• Kans: op welke termijn en met welke kans vinden deze positieve dan wel negatieve effecten plaats.

De impactanalyse geeft inzicht in de kansen en risico’s voor de organisatie en de prioriteit die een aanpak van het onderwerp verdient.

Stap 2: weging en vergelijking met 2015

Alliander hanteert voor de materialiteitstoets een gewogen gemiddelde over meerdere jaren. Naast de grotere betrouwbaarheid en de mindere gevoeligheid voor hypes en meetfouten is het doel om hiermee ontwikkelingen in de materialiteit van thema's trendmatig in kaart te brengen.

Stap 3: GRI-aspecten met relevantie voor Alliander

Thema’s met een hoge materialiteit zijn aangesloten op het aspectenoverzicht in de GRI-richtlijnen. Het overzicht is maatgevend voor de samenstelling van de verantwoordingsinformatie in dit jaarverslag.

Stap 4: materialiteitsgrafiek

De combinatie van de relevantie voor stakeholders op de Y-as en de invloed van de thema’s op de organisatie op de X-as laat zien wat de invloed is die het thema heeft op de mate van maatschappelijk presteren van de organisatie en daarmee de prioriteit die het heeft binnen het jaarverslag. De materialiteitsgrafiek geeft een uitsnede van de meest materiële onderwerpen voor het jaarverslag van Alliander.

Alliander brengt de resultaten van materialiteitanalyse onder in drie categorieën.

Kernthema's

Dit zijn de 15 thema’s in de materialiteitsmatrix die onderscheidend zijn in de ogen van een grote groep stakeholders en voor onze prestaties. Deze thema's worden uitgebreid behandeld in het jaarverslag.

Bedrijfsthema's

Dit zijn de thema's die, over een grote groep stakeholders bezien, een minder hoge prioriteit krijgen. Dit betreft thema’s die voor enkele stakeholders of bedrijfsvoeringsredenenen relevant zijn of vanwege wet- en regelgeving gerapporteerd worden. Deze worden beperkt behandeld in het jaarverslag en zo nodig verder toegelicht in de GRI-index.

Potentiële thema's

Dit zijn de thema’s die op dit moment door de meeste stakeholders minder prioriteit krijgen en een lagere impact hebben op de organisatie. Deze thema’s kunnen in de toekomst echter wel een groter gewicht krijgen en worden door ons gevolgd en waar nodig onderhouden. Voor een aantal geldt dat deze om wettelijke redenen toch deel uitmaken van het jaarverslag of onderdeel zijn van de toelichting in de GRI-index.

Stap 5: implementatie

De door de Raad van Bestuur vastgestelde materialiteit van onderwerpen is de basis van de inhoudelijke inrichting en sturing van het jaarverslagproces. Besloten wordt hoe uitwerking aan de onderwerpen wordt gegeven en hoe deze in de informatie-uitvraag worden opgenomen. Bedrijfsonderdelen bereiden in samenwerking met verantwoordelijke afdelingen het rapportageproces voor en de afspraken over validatie en verificatie van data worden vastgelegd.

Voor verdere toelichting op het rapportageproces wordt verwezen naar 'Over dit verslag' en naar de GRI-indextabel.