Corporate governance

Corporate governance gaat over goed ondernemingsbestuur, adequaat toezicht en transparante verantwoording naar alle stakeholders. Gelet op onze belangrijke maatschappelijke rol in de Nederlandse samenleving hechten wij veel waarde aan goede corporate governance. Daarom passen wij, voor zover mogelijk en indien van toepassing, vrijwillig de Nederlandse Corporate Governance Code toe.

Juridische structuur

De Alliander-groep wordt gevormd door een groep bedrijven, waaronder Liander, Qirion en Kenter. Alliander N.V. staat aan het hoofd van de Alliander-groep. Alliander N.V. (Alliander) is een structuurvennootschap waarop het volledige structuurregime van toepassing is. Alle aandelen van Alliander zijn in handen van Nederlandse provincies en gemeenten. Alliander kent een two-tier bestuursstructuur, waarbij bestuur en toezicht strikt gescheiden zijn. De Raad van Bestuur (RvB) bestuurt, de Raad van Commissarissen (RvC) houdt toezicht. Beide raden handelen onafhankelijk van elkaar en leggen verantwoording af aan de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AvA) over hoe ze hun taken uitvoeren.

Nederlandse Corporate Governance Code

De Nederlandse Corporate Governance Code 2016 (de Code) is een gedragscode voor Nederlandse vennootschappen met beursgenoteerde aandelen en wordt gezien als een algemene opvatting over goede corporate governance. De aandelen van Alliander zijn niet beursgenoteerd en daarom hebben we geen wettelĳke verplichting om de Code toe te passen. Alliander past niettemin de Code, voor zover mogelijk en indien van toepassing, vrijwillig toe. De Code wordt toegepast op het niveau van Alliander N.V. als holding. De RvB en de RvC zijn verantwoordelijk voor de corporate governance van Alliander en voor de naleving van de Code.
Op 20 december 2022 is de definitieve versie van de geactualiseerde Code gepubliceerd. De meest in het oog springende wijzigingen hierin hebben betrekking op lange termijn waardecreatie, diversiteit en de rol van aandeelhouders. Dit zijn thema's die Alliander ook van belang vindt en waarover we al een aantal jaren verantwoording afleggen. In 2023 zal Alliander de statuten, reglementen en procedures aanpassen aan de geactualiseerde Code voor zover mogelijk en van toepassing. In het bestuursverslag 2022 rapporteren wij aan de hand van de Code die in 2016 is vastgesteld. In het bestuursverslag over 2023 zal Alliander voor het eerst verantwoording afleggen over naleving van de geactualiseerde Code.

Naleving van de code

Een aantal bepalingen uit de Code is niet van toepassing op Alliander of wordt door Alliander afwijkend toegepast. Volgens het ‘pas toe of leg uit’-principe worden de bepalingen in de Code nageleefd door deze toe te passen of uit te leggen waarom van de betreffende bepalingen wordt afgeweken. Daarom lichten we hierna toe op welke punten we afwijken van de Code.

Afwijkingen van de Code

Bepaling 2.2.1: maximale (her)benoemingstermijnen bestuurders – Arbeidsovereenkomsten met de RvB-leden zijn voor onbepaalde tijd. Zij acteren vanuit een strategisch langetermijnperspectief en daarbij past een gelimiteerde aanstelling niet.
Bepaling 2.3.2: samenstelling commissies – Om praktische redenen is een gecombineerde Selectie-, Benoemings- en Remuneratiecommissie ingesteld.
Bepaling 2.3.7: vicevoorzitter RvC – De RvC heeft geen vicevoorzitter. De vergaderingen van de RvC worden geleid door een van de andere leden van de RvC als de voorzitter afwezig is. De vervanger wordt bij meerderheid van stemmen aangewezen door de aanwezige en vertegenwoordigde leden van de RvC.
Bepaling 2.4.3: aanspreekpunt voor functioneren van commissarissen en bestuurders – Elke commissaris fungeert als aanspreekpunt voor leden van de RvC en RvB over het functioneren van de voorzitter van de RvC.
Bepaling 3.4.2: overeenkomst bestuurder – De RvC benoemt de bestuurders. De RvC stelt de AvA – in dit geval de Commissie van Aandeelhouders – in kennis van de voorgenomen benoeming. De salariscomponenten van de bestuurders worden in het Remuneratierapport verantwoord.
Bepaling 4.1.10: verslag algemene vergadering – Alliander stuurt binnen drie maanden na de AvA het verslag aan alle aandeelhouders.
Bepaling 4.2.3: bijeenkomst en presentaties – De aandelen van Alliander zijn niet beursgenoteerd: deze zijn in handen van provincies en gemeenten. Wel heeft Alliander aan de beurs van Amsterdam genoteerde obligatieleningen uitgegeven. Alliander kiest voor een transparante op de doelgroep afgestemde communicatie. Analistenbijeenkomsten worden niet georganiseerd. Wel organiseert Alliander bijeenkomsten met investeerders en aandeelhouders na publicatie van de jaarcijfers. Deze presentaties zijn beschikbaar op www.alliander.com. Ook organiseert Alliander een persconferentie na publicaties van de halfjaar- en jaarcijfers, waarin de RvB de resultaten toelicht. Verder organiseert Alliander jaarlijks (en zo nodig ad hoc) one-to-one’s met rating agencies. Deze bijeenkomsten en presentaties zijn niet gelijktijdig door middel van webcasting te volgen door alle aandeelhouders. Wel wordt er een webcast replay van de telefonische vergadering over de jaarcijfers met investeerders beschikbaar gesteld op de website van Alliander.

Een aantal bepalingen uit de Code is niet op Alliander van toepassing. Bijvoorbeeld omdat het structuurregime van toepassing is, de aandelen van Alliander in handen zijn van lagere overheden en dus niet aan de beurs zijn genoteerd. Daarnaast wijkt de bestuursstructuur van Alliander af (two-tier en geen one-tier board), is er geen executive committee en geldt er voor de RvB geen variabele beloningsregeling. Verder heeft Alliander een interne auditfunctie. Een overzicht van de best-practicebepalingen die niet op Alliander van toepassing zijn:

1.3.6: ontbreken interne auditfunctie
2.1.3: executive committee
2.1.8 sub vi, vii en 3.3.2-3.3.3: beloning commissarissen in aandelen resp. aandelenbezit van commissarissen
2.8.2-2.8.3: overnamebod
3.1.2 sub ii en iv t/m vii: beloningsbeleid
3.1.3: beloning executive committee
3.4.1 sub iii en v: Remuneratierapport
4.2.6: beschermingsmaatregelen
4.3.3: ontnemen bindende karakter voordracht of ontslag
4.3.4: stemrecht financieringspreferente aandelen
4.3.5: publiceren stembeleid institutionele beleggers
4.3.6: verslag uitvoering stembeleid institutionele beleggers
4.4: certificering van aandelen
5: one-tier bestuursstructuur

Een compleet ‘pas toe of leg uit’-overzicht met betrekking tot de toepassing van de Code is gepubliceerd op onze corporate website.

Corporate-governanceverklaring

Dit is een verklaring inzake corporate governance zoals bedoeld in artikel 2a van het ‘Besluit inhoud bestuursverslag’ van 1 januari 2018 (het Besluit). Voor de vereiste informatie die in deze corporate-governanceverklaring moet worden opgenomen, zoals bedoeld in de artikelen 3a sub a en sub d van het Besluit, wordt verwezen naar onderstaande hoofdstukken van het bestuursverslag 2022.

De belangrijkste kenmerken van het interne risicobeheersings- en controlesysteem in verband met het proces van financiële verslaggeving van de Alliander-groep (artikel 3a sub a Besluit) staan in het hoofdstuk Risico’s.
Het diversiteitsbeleid met betrekking tot de samenstelling van de RvB en de RvC inclusief de doelstellingen van het beleid, alsmede de wijze waarop het beleid is uitgevoerd en de resultaten daarvan in het afgelopen boekjaar (artikel 3a sub d Besluit), alsmede de maatregelen om de nagestreefde situatie te bereiken en op welke termijn, staan omschreven in het Verslag van de RvC.

Hoofdlijnen Corporate Governance

Corporate governance kader

De governancestructuur van Alliander is gebaseerd op Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, de Code, de statuten van Alliander en diverse interne reglementen. Ook de Gaswet en de Elektriciteitswet 1998 bevatten bepalingen die van invloed zijn op de governance van Alliander en de verbonden ondernemingen. Alliander heeft verder op basis van zijn kernwaarden belangrijke gedragsregels en voorschriften vastgelegd in een gedragscode (inclusief Richtlijn Voorkomen Marktmisbruik) en een klokkenluidersregeling. De statuten, diverse reglementen en overige documentatie over corporate governance staan op www.alliander.com.

Raad van Bestuur

Taken en verantwoordelijkheden

De RvB is behalve voor het besturen van Alliander ook verantwoordelijk voor de ontwikkeling van een visie op langetermijnwaardecreatie van de vennootschap en de formulering van een hierbij passende strategie. Hierover wordt door RvB verantwoording afgelegd aan de RvC. Daarnaast is de RvB verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving, beheersing van de risico’s en financiering van de onderneming. De RvB weegt bij de uitvoering van zijn taken de belangen van stakeholders zorgvuldig af. De RvB betrekt hierbij de maatschappelijke aspecten van ondernemen die materieel zijn voor de organisatie en de besturing en beheersing daarvan. De RvB heeft waarden vastgesteld die bijdragen aan een cultuur die gericht is op langetermijnwaardecreatie.

Binnen de RvB is, buiten de collectieve verantwoordelijkheid van de RvB als geheel, een taakverdeling afgesproken. De RvB kan deze zo nodig wijzigen. De taakverdeling is goedgekeurd door de RvC. Zowel de RvB als geheel als de individuele RvB-leden hebben de bevoegdheid om de vennootschap te vertegenwoordigen.

Reglement

De RvB is, behalve aan wettelijke voorschriften en statuten, ook gebonden aan het Reglement RvB. Dit reglement bevat onder andere bepalingen over de samenstelling, taken en bevoegdheden en over vergaderingen en besluitvorming. Daarnaast bevat het reglement bepalingen over gedrag en cultuur, over de omgang met de RvC en de wijze informatievoorziening en over hoe er met (potentieel) tegenstrijdige belangen wordt omgegaan.

Benoeming en ontslag

Aangezien Alliander een structuurvennootschap is, vindt benoeming van de leden van de RvB plaats door de RvC. De RvC benoemt de leden van de RvB als statutair bestuurder voor onbepaalde tijd. De RvC is bevoegd om de leden van de RvB te schorsen of te ontslaan.

Raad van Commissarissen

Taken en verantwoordelijkheden

De RvC houdt toezicht op hoe de RvB de strategie voor langetermijnwaardecreatie uitvoert, op het beleid van de RvB en op de algemene gang van zaken binnen Alliander en de verbonden ondernemingen. Ook geeft de RvC advies aan de RvB. De RvC treedt verder op als werkgever van de RvB. De RvC van Alliander is tevens ook de RvC van netbeheerder Liander N.V. De RvC richt zich bij de vervulling van zijn taken – net als de RvB – op de langetermijnwaardecreatie van Alliander en de verbonden ondernemingen en weegt daartoe de in aanmerking komende belangen van alle stakeholders af. De RvC betrekt daarbij ook de maatschappelijke aspecten van ondernemen die voor de onderneming relevant zijn. De verantwoordelijkheid voor de juiste uitvoering van zijn taken berust bij de RvC als geheel. De RvB verschaft tijdig alle informatie en middelen aan de RvC die nodig zijn voor een goede taakuitoefening. Indien de RvC en/of een lid van de RvC dit nodig acht, kan de RvC of het lid informatie inwinnen bij de RvB, Internal Audit, de externe accountant, de ondernemingsraad en/of (andere) functionarissen en externe adviseurs van Alliander.

Reglement

Ook de RvC is, behalve aan wettelijke voorschriften en statuten, gebonden aan een reglement. Het reglement RvC bevat onder meer bepalingen over de samenstelling, taken en bevoegdheden, en over vergaderingen en besluitvorming. Daarnaast staan er ook regels in voor de omgang met de RvB, de aandeelhouders en de Ondernemingsraad en voor het omgaan met (mogelijk) tegenstrijdige belangen.

Benoeming en ontslag

De AvA benoemt de leden van de RvC op voordracht van de RvC met inachtneming van de profielschets. Bij de voordracht en benoeming wordt rekening gehouden met de aard van de onderneming, de activiteiten en de gewenste deskundigheid en achtergrond van de commissarissen. De Commissie van Aandeelhouders en de Ondernemingsraad hebben een versterkt aanbevelingsrecht ten aanzien van een derde van de leden van de RvC.
Uitgangspunt is dat de leden van de RvC worden benoemd voor een periode van vier jaar en daarna eenmalig voor een periode van vier jaar kunnen worden herbenoemd. Daarna is herbenoeming voor een termijn van twee jaar mogelijk met een mogelijke verlenging daarna van maximaal twee jaar. Herbenoeming na een periode van acht jaar wordt gemotiveerd in het verslag van de RvC.
De RvC kan een commissaris schorsen. Een commissaris kan slechts worden ontslagen door de Ondernemingskamer van het Gerechtshof Amsterdam. Ook kan de AvA het vertrouwen in de RvC opzeggen. Een dergelijk besluit heeft het onmiddellijke ontslag van de leden van de RvC tot gevolg.
De leden van de RvC treden periodiek af volgens het rooster van aftreden dat de RvC heeft opgesteld. Het rooster van aftreden staat in het Verslag van de Raad van Commissarissen.

Commissies binnen de Raad van Commissarissen

Vanwege de omvang, de diversiteit en de complexiteit van de te behandelen onderwerpen heeft de RvC twee permanente commissies ingesteld: een Auditcommissie en een gecombineerde Selectie-, Benoemings- en Remuneratiecommissie. De samenstelling van de commissies wordt bepaald door de RvC. De commissies hebben hun eigen vergaderingen, die een voorbereiding zijn op de voltallige RvC-vergaderingen. In de RvC-vergadering brengen de commissies mondeling verslag uit en/of delen ze (concept-)notulen. De adviezen van de commissies vormen de basis voor de besluitvorming in de RvC-vergadering. De RvC blijft als collectief verantwoordelijk voor de besluiten die zijn voorbereid door een commissie. Ook voor deze commissies zijn reglementen vastgesteld die op de corporate website kunnen worden bekeken en gedownload.

De Auditcommissie ondersteunt de RvC bij het toezicht op onder meer de (effectiviteit van de) opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, de integriteit en kwaliteit van het financiële verslaggevingsproces, de financiering van Alliander en de relatie met de interne auditor en de externe accountant.

De Selectie-, Benoemings- en Remuneratiecommissie heeft als taak om onder meer voorstellen aan de RvC te doen over de selectiecriteria en benoemingsprocedures voor leden van de RvC en de RvB, het functioneren van de leden van de RvB en de RvC en het te voeren beloningsbeleid voor de RvB en RvC. Ook bereidt de commissie jaarlijks het Remuneratierapport voor en bespreekt zij HR-gerelateerde onderwerpen die binnen Alliander spelen.

Aandeelhouders

Aandeelhouders van Alliander zijn uitsluitend Nederlandse overheden. In de AvA zijn de 4 aandeelhoudende provincies en de 70 aandeelhoudende gemeenten vertegenwoordigd. De AvA wordt ieder jaar binnen zes maanden na afloop van het boekjaar gehouden. Agendapunten zijn onder meer de bespreking van het jaarverslag, de vaststelling van de jaarrekening en het dividend, kwijting aan de leden van de RvB en de leden van de RvC en de eventuele opdrachtverlening aan de accountant tot controle van de jaarrekening. De AvA is ook verantwoordelijk voor de benoeming van de leden van de RvC. Verder komen belangrijke bestuursbesluiten aan de orde, die conform de wet en statuten moeten worden voorgelegd aan de AvA. Door de aandeelhoudersvergadering is een Commissie van Aandeelhouders benoemd, waarbij bevoegdheden van de AvA zijn overgedragen aan de Commissie met als doel bepaalde aandeelhoudersrechten namens alle aandeelhouders effectiever uit te oefenen. Zo oefent de Commissie het aanbevelingsrecht uit bij de (her)benoeming van leden van de RvC en wordt de Commissie betrokken bij benoeming van leden van de RvB.

Aandeelhouders die alleen of gezamenlijk minimaal 1% van het geplaatste kapitaal vertegenwoordigen, hebben het recht om schriftelijk te verzoeken om een onderwerp op de agenda te zetten. Buitengewone aandeelhoudersvergaderingen kunnen worden gehouden zo vaak als de RvB of de RvC dit nodig acht, de wet dit voorschrijft of een of meer aandeelhouders die samen tenminste 10% van het geplaatste kapitaal vertegenwoordigen, een schriftelijk verzoek daartoe doen aan de RvB of de RvC.

Interne auditfunctie

De interne auditfunctie binnen Alliander wordt vervuld door de afdeling Internal Audit. Internal Audit heeft een onafhankelijke, objectieve functie die Alliander ondersteunt bij het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. De afdeling geeft inzicht, advies en (aanvullende) zekerheid over de mate van effectiviteit van de processen inzake risicomanagement, beheersing en governance.

Internal Audit stelt jaarlijks op basis van risicoanalyse en controlebevindingen een auditjaarplan op en betrekt hierbij het bestuur, de Auditcommissie en de externe accountant. In dit plan staan de voorgenomen auditopdrachten voor het aankomende jaar. Het auditjaarplan wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de RvB en vervolgens aan de RvC. Internal Audit rapporteert periodiek aan het senior management, de RvB en de Auditcommissie over auditgerelateerde onderwerpen, zoals realisatie van het auditplan, belangrijke bevindingen en tekortkomingen in de opvolging van aanbevelingen. Internal Audit informeert ook de externe accountant hierover.

Internal Audit valt onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter van de RvB. De manager Internal Audit heeft direct toegang tot de Auditcommissie en tot de externe accountant en is aanwezig bij vergaderingen van de Auditcommissie. De Auditcommissie houdt toezicht op interne auditfunctie en adviseert de RvC over het functioneren ervan. Het functioneren van de interne audit functie wordt tenminste vijfjaarlijks beoordeeld door een onafhankelijke derde partij. Deze beoordeling vond in 2022 wederom plaats en werd afgerond met het internal audit kwaliteitscertificaat.

Externe accountant

De AvA benoemt de externe accountant, die is voorgedragen door de RvC. De externe accountant stelt onder meer het accountantsverslag en de managementletter op en verstrekt de controleverklaring bij de jaarrekening. De externe accountant rapporteert met betrekking tot het door hem gedane onderzoek aan de RvC en de RvB.

De Auditcommissie rapporteert jaarlijks aan de RvC over hoe de externe accountant functioneert en hoe de relatie zich ontwikkelt. Ook geeft de RvB via de Auditcommissie inzage aan de RvC in de belangrijkste discussiepunten tussen de externe accountant en de RvB naar aanleiding van de concept managementletter dan wel het concept accountantsverslag.

De externe accountant is aanwezig bij de vergaderingen van de Auditcommissie, tenzij de Auditcommissie anders bepaalt. De externe accountant woont in elk geval het gedeelte van de vergadering van de RvC bij waarin het verslag van de externe accountant over de controle van de jaarrekening wordt besproken. Daarnaast woont hij het gedeelte van de vergadering van de RvC bij over de halfjaarcijfers. Ook is de externe accountant aanwezig bij de jaarlijkse AvA om hier te kunnen worden bevraagd door aandeelhouders over zijn verklaring van getrouwheid van de jaarrekening.

Deloitte Accountants B.V. fungeert sinds boekjaar 2016 als externe accountant van Alliander.

Andere toezichthouders

Externe organisaties houden toezicht op onder andere netbeheerder Liander, die werkt in een gereguleerde omgeving. Zij zien onder meer toe op naleving van specifieke wet- en regelgeving.

Risicomanagement en -beheersing

Risicomanagement is het bewust omgaan met onzekerheden die een negatieve invloed kunnen hebben op het realiseren van de strategie die de RvB heeft vastgesteld. Een goede werking van ons risicomanagement- en interne beheersingssysteem is daarom belangrijk. Het risicomanagement- en interne beheersingssysteem beweegt mee met interne en externe ontwikkelingen. Voor het managen van risico’s hanteren wij het ‘three lines’-model. Binnen de drie zogenoemde verdedigingslinies heeft iedere linie een eigen verantwoordelijkheid bij de beheersing en besturing:

De eerste linie is verantwoordelijk voor het signaleren, beheersen en bewaken van de risico's binnen hen processen en voor een werkend risicobeheersings- en controlesysteem.
De tweede linie ondersteunt, adviseert en coördineert kaderstellend om ervoor te zorgen dat het management de verantwoordelijkheden ook daadwerkelijk neemt. Daarmee verschaft deze linie aanvullende zekerheid binnen Alliander.
De derde linie geeft aanvullende zekerheid over de vraag of de eerste en tweede linie gezamenlijk voldoende in staat zijn om risico's te beheersen, zodat de organisatiedoelstellingen worden bereikt. Hierover geeft de derde linie een objectief, onafhankelijk oordeel met mogelijkheden tot verbetering. De derde linie opereert objectief en onafhankelijk van alle andere organisatieonderdelen.

Daarnaast zijn er verschillende andere maatregelen waarmee wij onze risico's beheersen, zoals de Planning- en Controlcyclus, het Risicomanagementraamwerk, het Business Control Framework, de Kwartaal In Control Update (KICU) en de Alliander accounting manual. Deze komen op verschillende plaatsen terug in dit verslag. De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het toezien op de kwaliteit van de beheersing van onze toprisico’s bestaat uit drie lagen.

De Alliander Resilience Commissie heeft de CFO als voorzitter en doet aanbevelingen aan de RvB over privacy & security, compliance, risicobereidheid, risicoprofiel, externe risico verslaggevingseisen, uitzonderingen van tijdelijke aard of gebeurtenissen die afwijken van geldend risicobeleid en -bereidheid. De commissie bespreekt daarnaast risicorapportages en monitort en adviseert over de opvolging van interne en externe controles. Tot slot promoot de commissie ook de inbedding van risicomanagement- en interne beheersingsprocessen binnen de organisatieonderdelen en ketens van Alliander.
De RvB is proactief en sturend in houding en gedrag ten aanzien van risicomanagement en interne beheersing. Ieder half jaar wordt het portfolio toprisico’s besproken door de RvB en frequent staat de bespreking van specifieke risico’s op de agenda. Indien nodig stuurt hij aan op het implementeren van additionele maatregelen. Daarnaast bewaakt de RvB het risicobeheersings- en controlesysteem en toetst dit regelmatig aan de verwachtingen en ontwikkelingen bij onze belangrijkste stakeholders. De belangrijkste risico’s zijn in dit jaarverslag opgenomen in de paragraaf Risico's.
De RvC houdt toezicht op de opzet en werking van het risicobeheersings- en controlesysteem. Het portfolio toprisico’s wordt ieder half jaar in de Auditcommissie besproken. De voltallige RvC ontvangt hiervan een samenvatting. De RvB geeft toelichting op het risicorapport, de Auditcommissie betrekt dit risicorapport in het toezicht. Mogelijke aanpassingen op het risicomanagementbeleid worden voorgelegd aan de Auditcommissie voordat deze doorgevoerd worden.

Integriteit

We vinden het belangrijk dat al onze stakeholders vertrouwen hebben in onze organisatie en dat er een sociaal- en psychologisch veilig werkklimaat is voor iedereen bij Alliander. Wij hechten veel waarde aan integriteit en een open, eerlijke cultuur. Dat verkleint de kans op misstanden en onregelmatigheden. Binnen Alliander bestaan diverse regelingen die te maken hebben met integriteit.

Gedragscodes

Alliander heeft normen en waarden vastgelegd in een interne gedragscode. Hierin staat hoe we omgaan met elkaar, zakenpartners, zakelijke en privébelangen, bedrijfseigendommen, (vertrouwelijke) bedrijfsinformatie en veiligheid, gezondheid en milieu. Zo beschermen we klanten, relaties en de reputatie van Alliander en zorgen we samen voor een prettige en veilige werkomgeving. Bij overtreding van de gedragsregels kunnen disciplinaire maatregelen genomen worden die, afhankelijk van de ernst van het geval, variëren van een (officiële) waarschuwing tot ontslag.
De RvB ziet toe op de werking en de naleving van de Alliander gedragscode. De RvB informeert de (Auditcommissie van de) RvC halfjaarlijks over de bevindingen en observaties ten aanzien van de werking en de naleving. Hier liggen onderzoeken naar vermoedens van schending van de Alliander gedragscode aan ten grondslag. De afdeling Internal Audit fungeert als fraudemeldpunt. Hier is specialisme aanwezig voor onderzoek naar gemelde situaties. Eén medewerker van het fraudemeldpunt is lid van de organisatie van gecertificeerde fraude-onderzoekers (ACFE) met permanente educatieverplichting. Het fraudemeldpunt rondde in het verslagjaar 24 onderzoeken naar fraude- en incidentmeldingen af. Naar aanleiding daarvan besloot in 12 gevallen het betrokken management tot het opleggen van een maatregel of sanctie, waaronder het ontbinden van de arbeidsovereenkomst middels een vaststellingsovereenkomst. Los van fraude- en incidentmeldingen is door leidinggevenden op basis van houding en (grensoverschrijdend) gedrag en/of het functioneren van de medewerker in 68 gevallen besloten een sanctie op te leggen, variërend van een officiële waarschuwing tot een vaststellingsovereenkomst. Elke nieuwe medewerker krijgt bij indiensttreding, bestuurders en inhuur inbegrepen, de Gedragscode aangeboden. Daarnaast volgen medewerkers verplicht een e-learning waarin onderwerpen van de gedragscode aan de orde komen. De e-learning helpt medewerkers om nog bewuster te worden van integer handelen. In 2021 heeft 70% van de medewerkers de e-learning afgerond. In het vierde kwartaal van 2022 is de geactualiseerde e-learning integriteit opnieuw uitgestuurd naar alle medewerkers van Alliander. Opvolging hiervan wordt in 2023 gemonitord. Ook wordt in teamoverleggen aandacht besteed aan integriteit en hoe om te gaan met dilemma’s op dit gebied. Het gaat hierbij onder meer om onderwerpen als een veilige werkomgeving, anti-corruptie, het voorkomen van belangenverstrengeling, het omgaan met geschenken en het omgaan met vertrouwelijke informatie. Ook verschijnen geregeld artikelen en blogs van o.a. leden van de Raad van Bestuur op intranet waarin aandacht is voor integriteitsrisico’s.
Bij de uitvoering van onze bedrijfsactiviteiten willen wij alle geldende wetten, regels en voorschriften naleven en streven we continu naar verbetering van onze sociale en milieuprestaties binnen de volledige waardeketen. Bij de inkoop van producten en diensten is ethisch en eerlijk zakendoen ons uitgangspunt. Voor de eisen die we aan leveranciers en andere partijen stellen, hanteren we een aparte gedragscode: de ‘Alliander Gedragscode voor Leveranciers’. Deze eisen hebben onder meer betrekking op onderwerpen als het verbod op kinderarbeid, onvrijwillige arbeid en discriminatie, veiligheidseisen, milieueisen en arbeidsvoorwaarden. Alliander verwacht van leveranciers naleving van deze Gedragscode in hun eigen bedrijfsvoering en in de relatie met hun toeleveranciers. Bij overtreding van de Gedragscode kunnen sancties worden opgelegd, zoals beëindiging van het contract of het tijdelijk staken van werkzaamheden al dan niet in combinatie met een ingebrekestelling.

Klachtenregelingen

De Klachtenprocedure ongewenst gedrag, de Regeling melden vermeende misstanden en een Klokkenluidersregeling zijn van kracht om vermoedens van misstanden op een veilige, gestructureerde manier te kunnen melden. Daarnaast biedt de Bezwarenregeling arbeidsvoorwaardelijke zaken – voorheen alleen van toepassing op reorganisaties – sinds 2020 de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen alle arbeidsvoorwaardelijke besluiten. Ook kunnen medewerkers terecht bij vertrouwenspersonen binnen Alliander. Iedere medewerker kan hierdoor op een verantwoorde manier elke (vermeende) misstand van algemene, operationele en financiële aard binnen Alliander melden. De Klokkenluidersregeling moedigt medewerkers aan om elke klacht of ongewenste situatie binnen de organisatie te melden. Ze kunnen dit intern melden bij hun leidinggevende, het fraudemeldpunt of bij de functionaris Klokkenluidersregeling. Meldingen kunnen ook worden gedaan bij een externe partij onder bescherming van de Klokkenluidersregeling. De vertrouwenspersoon Klokkenluidersregeling voorziet de RvB en de (Auditcommissie van de) RvC eens per halfjaar van een overzicht van de ontvangen meldingen onder de Klokkenluidersregeling en de opvolging daarvan. (Vermoedens van) materiële misstanden en onregelmatigheden worden onmiddellijk aan de voorzitter van de RvC gerapporteerd.

Richtlijn Voorkomen Marktmisbruik

De aandelen van Alliander zijn weliswaar niet aan de beurs genoteerd, maar Alliander heeft wel beursgenoteerde obligatieleningen uitgegeven. Deze obligaties staan genoteerd aan de beurs van Amsterdam. Daarom hanteert Alliander de Richtlijn Voorkomen Marktmisbruik. Deze richtlijn is een nadere uitwerking van de Alliander Gedragscode en de Europese Verordening Marktmisbruik. De Richtlijn beoogt duidelijk te maken dat het voor medewerkers niet is toegestaan voorwetenschap te delen, het ook niet toegestaan is met voorwetenschap privé te handelen in financiële instrumenten van Alliander. In de Richtlijn zijn de gedragsregels vastgelegd. Deze richtlijn is ook van toepassing op de leden van de RvB en de RvC. In 2022 is Alliander niet betrokken geweest bij juridische geschillen of gerechtelijke uitspraken over marktmisbruik.

In de reglementen van de RvB en de RvC is opgenomen dat leden van de RvB en van de RvC zich met betrekking tot bezit van en transacties in effecten in beursgenoteerde vennootschappen dienen te houden aan alle voorschriften op het gebied van openbaarmaking en handel met voorwetenschap, die vanuit wet- of beursregelgeving daarop van toepassing zijn.

Privacy en security

Het is onze verantwoordelijkheid om onze systemen te beschermen tegen hackers en informatiebeveiligingsincidenten (security) en goed om te gaan met persoonsgegevens van zowel onze klanten als onze medewerkers (privacy). Binnen onze organisatie is de Corporate Privacy Officer (CPO) centraal aanspraakpunt op het gebied van privacy. In lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is er een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld voor toezicht op naleving van de AVG met betrekking tot persoonsgegevens. Per organisatieonderdeel zijn er Privacy Officers, die aan de CPO op het gebied van privacy rapporteren. De Chief Information Security Officer (CISO) is centraal aanspreekpunt op het gebied van security. De experts op het gebied van security maken onderdeel uit van het CISO Office, waaraan de CISO leiding geeft. Het CISO Office voert eerste- en tweedelijns werkzaamheden uit op het gebied van security, waarbij de eerstelijns werkzaamheden gericht zijn op de security van de organisatieonderdelen en de tweedelijns werkzaamheden gericht zijn op de digitale weerbaarheid van de gehele Alliander organisatie.